Drøftelsesmøte – hva bør du tenke på?

 In Artikler

Dersom du som arbeidsgiver vurderer å si opp, avskjedige eller suspendere en ansatt er det visse saksbehandlingsregler du må følge. Gjennomføring av drøftelsesmøte er en viktig del av denne saksbehandlingen. I det følgende gis det en oversikt over hva som er viktig å tenke på i forbindelse med gjennomføring av drøftelsesmøte. Oversikten er relevant for arbeidsgivere så vel som arbeidstakere.

Hva er drøftelsesmøte?

Et drøftelsesmøte er et møte mellom arbeidsgiver og arbeidstaker og/eller arbeidstakers tillitsvalgte der arbeidsgiver presenterer grunnlaget for hvorfor den ansatte vurderes oppsagt, eventuelt avskjediget eller suspendert. Arbeidstaker får deretter mulighet til å inngi sitt syn på saken. Det fremgår av arbeidsmiljøloven § 15-1 at det skal gjennomføres drøftelser før beslutning om oppsigelse fattes. Det er viktig å merke seg at det ikke skal tas noen beslutning om oppsigelse før drøftelsesmøte er gjennomført.

Hvorfor er det viktig å gjennomføre drøftelsesmøte?

Formålet med drøftelsesmøte er å sørge for at beslutning om oppsigelse blir tatt på et så veloverveid og korrekt grunnlag som mulig. Arbeidsgiver bør så langt det er mulig forklare og dokumentere grunnlaget for mulig oppsigelse, og arbeidstaker skal få mulighet til å komme med innspill. Et drøftelsesmøte kan med dette eksempelvis bidra til å oppklare eventuelle feil eller misforståelser, og ellers sikre en ryddig og oversiktlig prosess

Som trinn i en oppsigelsesprosess er drøftelsesplikten sentral for å sikre kontradiksjon. Det er arbeidsgiver som har bevisbyrden for at saksbehandlingsreglene er fulgt, og at en eventuell oppsigelse bygger på et saklig grunnlag. Manglende drøftelser før oppsigelse vil ikke i seg selv føre til at en oppsigelse kjennes ugyldig, men anses å være en saksbehandlingsfeil som spiller inn i vurderingen av om en oppsigelse er saklig. En usaklig oppsigelse kan føre til at oppsigelsen blir ugyldig.

Gjelder regler om drøftelsesmøte for min bedrift?

Arbeidsmiljøloven gjelder for de fleste arbeidsplasser i Norge, herunder private, kommunale og fylkeskommunale arbeidsplasser. Det innebærer at saksbehandlingsreglene for oppsigelse, derav drøftelsesplikten og prinsippet om kontradiksjon er gjeldende. For statsansatte gjelder statsansatteloven hvor det også er regler for å ivareta prinsippet om kontradiksjon. Øvrig særlovgivning finnes i skipsarbeiderloven.

Hvordan innkalle til drøftelsesmøte?

Arbeidsmiljøloven har ingen formkrav ved innkallelse til drøftelsesmøte. Av hensyn til dokumentasjon og forutsigbarhet anbefales det likevel å inngi en skriftlig innkallelse der det fremgår tydelig at det er et drøftelsesmøte, samt tid og sted for møtet. Det bør også nevnes kort hva som er bakgrunnen for drøftelsesmøte, herunder om det er forhold ved arbeidstakeren eller om det er på grunn av nedbemanning. Ytterligere bør arbeidstakeren orienteres om at hen kan ta med rådgiver, eksempelvis tillitsvalgt eller advokat. For at arbeidstaker skal kunne forberede seg før møtet bør innkallingen sendes ut god tid i forkant.

Hva hvis arbeidstaker ikke møter, eller det blir umulig å gjennomføre drøftelsesmøte?

Det er frivillig for arbeidstaker å møte i drøftelsesmøtet. Arbeidsgiver kan imidlertid foreta beslutning om oppsigelse uten å ha hørt arbeidstakers side dersom arbeidstaker ikke ønsker å møte, eller unnlater å møte uten å gi beskjed på forhånd. I sistnevnte tilfelle bør arbeidsgiver imidlertid først forsøke å få oppgitt grunnen til at arbeidstaker ikke møtte, for deretter å legge til rette for et nytt tidspunkt. Dersom det mistenkes at arbeidstaker trenerer møtetidspunktet for å forlenge arbeidsforholdet bør arbeidsgiver ha relativt klare holdepunkter for dette før det legges til grunn at arbeidstaker ikke har møtt til drøftelsesmøte og det samtidig ikke settes opp et nytt møte før beslutning tas.

Lovens krav er for øvrig at drøftelsesmøte skal avholdes «så langt det er praktisk mulig» jf. arbeidsmiljøloven § 15-1. Det skal imidlertid svært mye til før det anses å ikke være mulig å gjennomføre drøftelsesmøte. Et tilfelle hvor det anses å ikke være mulig å gjennomføre drøftelsesmøte er hvis arbeidsgiver over lengre tid og på ulike måter har forsøkt å få tak i arbeidstaker uten å lykkes.

Hva hvis arbeidstaker er sykmeldt?

Arbeidsgiver plikter å kalle inn til drøftelsesmøte selv om arbeidstaker er sykmeldt. Det bør imidlertid så lagt det går utvises forståelse dersom arbeidstakers sykdom gjør det uforholdsmessig byrdefullt å stille i drøftelsesmøte. Et alternativ kan være å gjennomføre drøftelsesmøtet over telefon eller gjennom digitalt møte dersom det er mindre byrdefullt for arbeidstaker.

Dersom en sykmeldt arbeidstaker ikke møter til drøftelsesmøte til tross for at arbeidsgiver har gjort rimelige og adekvate forsøk på å legge til rette for gjennomføring av drøftelsesmøte, kan arbeidsgiver beslutte oppsigelse uten at det har vært avholdt drøftelsesmøte i forkant.

Tips til gjennomføring av drøftelsesmøte

Hva som skal være fokus for samtalen i drøftelsesmøtet avhenger gjerne av begrunnelsen for mulig oppsigelse, herunder om arbeidsforholdet vurderes avsluttet på grunn av forhold med arbeidstakeren eller arbeidsgiveren.

For det tilfelle det vurderes oppsigelse grunnet arbeidstakers forhold skal arbeidsgiver først og fremst redegjøre for grunnlaget for at arbeidsforholdet vurderes opphørt. Eksempel på forhold ved arbeidstakeren kan være manglende arbeidsprestasjon over tid, samarbeidsproblemer, brudd på arbeidsplikten eller brudd på strafferettslige bestemmelser. Dersom oppsigelse vurderes grunnet manglende arbeidsprestasjoner eller samarbeidsproblemer er det særlig viktig å vise til konkrete eksempler for å ivareta arbeidstakerens mulighet for kontradiksjon. Det er også relevant å forhøre seg om hvor hardt en eventuell oppsigelse vil ramme arbeidstakeren, med andre ord en dialog om sosiale forhold.

Dersom det vurderes oppsigelse grunnet arbeidsgivers forhold, herunder ved nedbemanning og omorganisering, skal det orienteres om både grunnlaget og utvelgelse. Grunnlaget kan eksempelvis være behov for innsparinger, teknologi som fører til bortfall av arbeidsoppgaver eller for mange ansatte sammenlignet med oppdragsmengde. Utvelgelse av hvilke ansatte som vurderes oppsagt skal skje ut i fra saklige kriterier som for eksempel kompetanse, ansiennitet og egnethet. Eksempler på usaklige utvelgelseskriterier er etnisitet, kjønn eller funksjonsnedsettelse. Sosiale forhold er også særlig relevant ved nedbemanning. Det anbefales derfor å undersøke sosiale forhold som eksempel forsørgelsesansvar, gjeldsbyrde, høy alder, nedsatt funksjonsevne eller andre forhold som kan begrense den ansattes muligheter for å finne nytt arbeid.

Må det føres protokoll fra drøftelsesmøte?

Det foreligger ingen lovpålagte krav om å protokollføre drøftelsesmøter, men det anbefales av hensyn til dokumentasjon, eksempelvis dersom arbeidstaker bestrider oppsigelsen. Det er også en fordel å protokollføre møtet for deretter å gi arbeidstaker mulighet til å gjennomgå protokollen og eventuelt komme med innspill dersom noe fra møtet er utelatt eller feilaktig fremstilt. Dersom partene ikke blir omforent om protokollens innhold har det ingen annen betydning enn at det konstateres uenighet om dens innhold.

Generelt anbefaler vi at en protokoll inneholder en overskrift som tydeliggjør at det er en protokoll fra drøftelsesmøte, samt informasjon om tid, sted, hvem som var tilstede, bakgrunn for drøftelsesmøtet, samt arbeidstakers bemerkninger.

Hva skjer etter at drøftelsesmøte er avholdt?

Etter at drøftelsesmøtet er avholdt skal arbeidsgiver vurdere arbeidstakers innsigelser opp mot egne forhold som begrunner mulig oppsigelse. Arbeidstakers synspunkter må tas på alvor, og eventuelt undersøkes nærmere dersom det fremkommer informasjon som tilsier at det er nødvendig. Utover dette bør en beslutning om arbeidsforholdet fattes relativt kort tid etter at drøftelsesmøtet ble avholdt. Dersom utfallet blir oppsigelse av arbeidstaker, følger det egne formkrav.

Trenger du bistand i forbindelse med drøftelsesmøte og oppsigelse?

Det kan være krevende for arbeidsgiver å forholde seg til saksbehandlingsreglene i en oppsigelsesprosess. Arbeidstaker opplever ofte en oppsigelsesprosess som belastende og uoversiktlig. I slike prosesser kan det være fordelaktig å søke rådgivning hos advokat. Vi bistår både arbeidsgivere og arbeidstakere i oppsigelsesprosesser. Ta gjerne kontakt for en samtale.

Recommended Posts

Start typing and press Enter to search