Likevel opplever mange at PIP ikke først og fremst handler om utvikling, men om dokumentasjon før en mulig oppsigelse.
Spørsmålet er derfor ikke bare hva en PIP er, men hvordan den brukes. I norsk arbeidsrett er det nemlig prosessen rundt planen som avgjør om den styrker eller svekker arbeidsgivers sak.
Hva er en PIP i norsk sammenheng?
En PIP er en skriftlig forbedringsplan der arbeidsgiver beskriver hvilke arbeidsprestasjoner som anses mangelfulle, hvilke konkrete krav som stilles til forbedring og innen hvilken tidsramme resultatene skal oppnås. Planen skal skape struktur og forutsigbarhet, og gjøre det tydelig hva som forventes og hva som må endres.
PIP er ikke regulert som egen ordning i arbeidsmiljøloven. Den må derfor brukes innenfor de alminnelige rammene som gjelder ved oppfølging av arbeidstakere og ved en eventuell oppsigelse.
Er PIP regulert i arbeidsmiljøloven?
Nei. Det finnes ingen egen regulering av PIP i norsk lov.
Det betyr ikke at arbeidsgiver står fritt. En PIP må brukes innenfor de samme rammene som ellers gjelder ved oppfølging av arbeidstakere og ved en eventuell oppsigelse. Kravet om saklig grunn står fast. Kravet om forsvarlig prosess står fast. Kravet om reell mulighet til forbedring står fast.
I en senere tvist vil domstolen ikke være opptatt av om det forelå en PIP. Den vil være opptatt av hva som faktisk skjedde. Ble det gitt tydelige tilbakemeldinger over tid? Fikk arbeidstaker reell støtte og oppfølging? Var målene realistiske? Var tidsrammen forsvarlig?
En PIP kan styrke arbeidsgivers sak. Men bare dersom den bygger på en ryddig og dokumenterbar prosess. Den kan også få motsatt effekt dersom den fremstår som ensidig, forhastet eller presspreget.
Når blir en PIP en fallgruve?
En PIP blir problematisk når den brukes som et mellomsteg på vei mot en beslutning som allerede er tatt. Når planen lanseres først etter at arbeidsgiver i realiteten har konkludert. Når målene er formulert slik at de knapt lar seg oppfylle. Når tidsrammen er for kort til at reell forbedring er mulig.
Da fungerer ikke planen som støtte. Den fungerer som dokumentasjon.
I slike situasjoner vil en domstol ofte se bak dokumentet og vurdere helheten. Har arbeidsgiver forsøkt andre tiltak? Har det vært dialog og veiledning? Eller ble PIP brukt som en rask løsning på et underliggende ledelsesproblem?
En PIP kan aldri reparere manglende oppfølging over tid. Den kan bare synliggjøre hvordan situasjonen faktisk har vært håndtert.
Kan arbeidstaker nekte å signere en PIP?
En arbeidstaker har ingen plikt til å signere en PIP bare fordi den legges frem. Samtidig har arbeidsgiver rett til å stille krav og følge opp arbeidsprestasjoner, også uten signatur.
Det avgjørende er ikke om planen er signert, men hva den inneholder og hvordan den brukes. En signatur kan i ettertid bli tolket som en aksept av faktumbeskrivelsen. Derfor bør arbeidstaker lese planen nøye, be om skriftlig begrunnelse for hvorfor den vurderes, og få tid til å gjennomgå innholdet. Det kan også være klokt å diskutere mål og målekriterier og vurdere å involvere tillitsvalgt eller juridisk rådgiver.
Det er fullt mulig å samarbeide om forbedring uten å akseptere alle formuleringer i planen.
Hva kjennetegner en forsvarlig PIP-prosess?
En forsvarlig PIP-prosess starter ikke med dokumentet. Den starter lenge før. Den bygger på tidligere samtaler, tydelige tilbakemeldinger og konkrete forventninger som allerede er kommunisert.
Målene må være knyttet til arbeidstakers faktiske stilling og arbeidsoppgaver. De må være realistiske og målbare. Tidsrammen må ta høyde for opplæring og støtte. Like viktig er oppfølgingen underveis. Arbeidsgiver må kunne vise at det er gitt veiledning og faktisk mulighet til forbedring, ikke bare krav og frister.
En PIP er ikke et juridisk skjold. Den er et verktøy. Brukt riktig kan den gi struktur og forutsigbarhet for begge parter. Brukt feil kan den utløse mistillit, sykefravær og rettslig risiko.
Før situasjonen låser seg
Mange konflikter rundt PIP oppstår fordi dialogen kommer for sent. Når planen først presenteres, er relasjonen allerede preget av usikkerhet og frustrasjon.
Enten du er arbeidsgiver som vurderer å innføre en PIP, eller arbeidstaker som har fått en plan i fanget, er det avgjørende å få vurdert situasjonen før den utvikler seg til en fastlåst konflikt. Små justeringer i prosess og formuleringer kan ha stor betydning dersom saken senere blir gjenstand for vurdering.
Advokatfirmaet Lippestad bistår både arbeidsgivere og arbeidstakere i spørsmål om styringsrett, oppfølging og oppsigelse. Vår erfaring er at det ikke er dokumentet alene som avgjør utfallet, men hvordan prosessen er håndtert fra start.
