En god konsulentavtale bør derfor ikke bare beskrive oppdraget slik det ser ut i dag. Den bør også tåle at samarbeidet utvikler seg, at virksomheten vokser og at partenes interesser en dag ikke lenger er sammenfallende.
Les avtalen med konflikten i bakhodet
Når et nytt samarbeid inngås, er begge parter som regel opptatt av det samme: å komme i gang. Det er nettopp derfor mange avtaler blir lest med for lite motstand. Når vi vurderer en konsulentavtale, er det nyttig å starte et annet sted: Hvor kan konflikten oppstå?
Hva skjer hvis kunden mener at leveransen ikke er god nok? Hvis du mener at arbeidet kunden ber om ligger utenfor det opprinnelige oppdraget? Hvis fakturaen bestrides? Hvis kunden vil avslutte samarbeidet tidligere enn du har planlagt? Hvis virksomheten din vokser og du ønsker å bruke ansatte eller underleverandører? Eller hvis kunden du signerer med i dag senere viser seg å begrense hvilke kunder du kan arbeide for? Poenget er ikke å lage en avtale som forsøker å regulere enhver tenkelig situasjon. Det handler om å identifisere de risikoene som faktisk ligger i akkurat dette samarbeidet.
Hva er det egentlig du har lovet?
Mange konflikter starter med noe helt grunnleggende: Partene har forskjellige oppfatninger av hva som skulle leveres. Er oppdraget å levere et bestemt resultat, eller stiller konsulenten først og fremst tid og kompetanse til disposisjon? Hva inngår i avtalt pris? Hva er tilleggsarbeid? Hvem kan bestille endringer, og hvordan skal disse prises?
Det samme gjelder betaling. Timepris eller fastpris er bare begynnelsen. Det bør være klart når det kan faktureres, hvilke kostnader som kan viderefaktureres, hvordan prisene kan justeres og hva som skjer dersom kunden bestrider deler av leveransen. Det som virker selvfølgelig når samarbeidet begynner, kan bli nettopp det partene bruker mest tid på når forventningene senere ikke stemmer overens.
Hvordan kommer du deg ut av avtalen?
Oppsigelsesbestemmelsen får ofte lite oppmerksomhet når begge parter ønsker et langvarig samarbeid. For konsulenten kan den være en av de viktigste bestemmelsene i hele avtalen. Hvis en kunde utgjør en stor del av omsetningen din, kan det få store konsekvenser dersom kunden kan avslutte avtalen på kort varsel.
Hvor lang er oppsigelsestiden? Har kunden noen plikt til å kjøpe tjenester i denne perioden, eller kan oppdraget i praksis forsvinne fra én dag til den neste? Hva skjer med arbeid som allerede er utført? Og hva skal til før en av partene kan heve avtalen umiddelbart? Det er langt lettere å fordele denne risikoen når avtalen inngås enn når oppsigelsen allerede ligger på bordet.
Ikke la din første kunde bestemme hvem du kan jobbe for senere
I dag har du kanskje en stor kunde. Om noen år kan du ha flere ansatte, samarbeidspartnere og en helt annen kundeportefølje. Da kan bestemmelser som virket uproblematiske ved signering, plutselig få stor betydning.
En bred konkurranseklausul kan begrense hvem du kan levere tjenester til. En kundeklausul kan stenge deg ute fra viktige deler av markedet. En rekrutteringsbestemmelse kan regulere om du kan hente folk fra kunden, men også om kunden kan gå direkte på dine ansatte eller underleverandører. Spørsmålet bør derfor ikke bare være om klausulen er akseptabel i dag. Er den fortsatt akseptabel dersom virksomheten din har vokst betydelig om tre år?
Hvem eier det du utvikler?
For mange konsulentvirksomheter ligger de største verdiene ikke i timer, men i det som bygges over tid. Det kan være metoder, modeller, konsepter, programvare, analyser, design, tekniske løsninger, maler, databaser eller annen kunnskap og materiale.
Kunden skal naturligvis ha de rettighetene som er nødvendige for å bruke det kunden betaler for. Men det betyr ikke nødvendigvis at kunden bør eie alt konsulenten benytter eller utvikler under oppdraget. Det bør skilles mellom det som utvikles spesifikt for kunden og det du allerede hadde med deg inn i oppdraget: metodikk, verktøy, knowhow og materiale som også skal kunne brukes i andre oppdrag. Her kan en vid formulering i avtalen i verste fall føre til at du gir fra deg verdier som skulle vært en del av fundamentet for din videre virksomhet.
Hvor stor risiko tar du på deg?
Ansvarsbestemmelsen er en annen klausul mange leser for raskt. Hva skjer dersom kunden mener at en feil i leveransen har påført virksomheten et stort økonomisk tap?
Er ansvaret begrenset, eller er det i prinsippet ubegrenset? Er indirekte tap unntatt? Kreves det at konsulenten har bestemte forsikringer? Og står risikoen du påtar deg i et rimelig forhold til honoraret du får?
Et oppdrag med et begrenset honorar bør ikke uten videre innebære en økonomisk risiko som virksomheten din ikke har noen reell mulighet til å bære.
Taushetsplikt, personvern og informasjon
Som konsulent får du ofte tilgang til kundens interne informasjon, forretningshemmeligheter, systemer og personopplysninger.
Da bør avtalen være tydelig på hva som er konfidensielt, hvem informasjonen kan deles med, hvor lenge taushetsplikten gjelder og hva som skal skje med dokumenter og informasjon når oppdraget avsluttes. En god konfidensialitetsbestemmelse kan i mange tilfeller gjøre en separat NDA unødvendig, men innholdet må være tilpasset samarbeidet.
Dersom du behandler personopplysninger på kundens vegne, kommer personvernreglene i tillegg. Da kan det blant annet være nødvendig med en egen databehandleravtale og klare rammer for informasjonssikkerhet, bruk av underleverandører og håndtering av opplysninger når avtalen avsluttes.
Avtalen må tåle at virksomheten vokser
Det er kanskje dette som lettest blir glemt når det første oppdraget skal i havn. Kan du bruke egne ansatte eller underleverandører senere? Eller krever avtalen at du personlig utfører alt arbeidet?
Hva skjer dersom du går fra enkeltpersonforetak til aksjeselskap? Kan avtalen overføres? Kan du bygge opp et team rundt leveransen? Kan prisene reguleres dersom samarbeidet varer i flere år?
En avtale som er perfekt for én person med en kunde kan være dårlig egnet for virksomheten du ønsker å bygge.
Dette er ikke en uttømmende sjekkliste
En konsulentavtale kan også måtte regulere blant annet forsikringer, bruk av underleverandører, dokumentasjon, garantiansvar, lovvalg, tvisteløsning, force majeure og en rekke andre forhold. Målet bør ikke være å lage lengst mulig avtale. Målet er å forstå hvilken risiko du faktisk tar, hvilke interesser du trenger å beskytte, og hvordan avtalen påvirker muligheten din til å utvikle virksomheten videre. Derfor bør avtalen leses fra flere tidspunkter samtidig: dagen du starter samarbeidet, dagen virksomheten har vokst og dagen dere eventuelt ikke lenger ønsker å samarbeide.
Ikke forhandle konsulentavtalen bare for oppdraget du har fått i dag. Forhandle den også for virksomheten du ønsker å ha i morgen. For den beste tiden å løse en kontraktstvist på, er fortsatt før den har oppstått.
Skal du inngå en viktig konsulentavtale?
Vi bistår både konsulenter og oppdragsgivere med å gjennomgå og forhandle avtaler før de signeres. Ofte handler det ikke om å skrive avtalen på nytt, men om å identifisere bestemmelsene som kan få størst betydning dersom samarbeidet, virksomheten eller partenes interesser endrer seg.
