Det er ikke nødvendigvis vond vilje som ligger bak. Ofte er det snarere motsatt. Når formålet er viktig, ressursene begrensede og noen trenger hjelp nå, kan det være kort vei fra «vi løser dette først» til en praksis som egentlig ikke er helt i orden.
Når engasjementet møter regelverket
Mange ideelle organisasjoner har for lengst blitt profesjonelle virksomheter. De har ansatte, frivillige, offentlige tilskudd, avtaler med leverandører og samarbeidspartnere og i mange tilfeller ansvar for mennesker i sårbare situasjoner. Med det følger også krav til blant annet arbeidsforhold, kontrakter, personvern, økonomi og dokumentasjon.
Utfordringen oppstår gjerne når organisasjonen utvikler seg raskere enn strukturene rundt den. En medarbeider begynner før arbeidsavtalen er på plass, en frivillig får tilgang til personopplysninger fordi det er den enkleste løsningen, eller en viktig avtale inngås muntlig fordi partene kjenner hverandre og har samarbeidet lenge.
Ingen av disse situasjonene trenger å oppleves særlig dramatiske der og da. Problemet kommer gjerne senere, når partene blir uenige, noen slutter, personopplysninger kommer på avveie eller det plutselig må dokumenteres hvem som egentlig hadde ansvar for hva.
«Vi ordner papirene senere»
I mindre organisasjoner er det ikke uvanlig at de samme menneskene har mange roller. Daglig leder kan samtidig være prosjektleder og personalansvarlig, mens andre ansatte og frivillige får ansvar langt utover det som står i en stillingsbeskrivelse. Når tiden er knapp, er det lett å forstå at administrasjon og dokumentasjon ikke alltid havner øverst på listen.
«Vi ordner papirene senere» kan være en praktisk løsning på tirsdag ettermiddag. Det blir mer problematisk dersom papirene aldri kommer på plass.
Det samme gjelder løsninger som i utgangspunktet skulle være midlertidige. Når de fungerer godt nok i hverdagen, er det lett å fortsette som før. Etter hvert kan unntaket bli normalen, uten at noen egentlig har tatt stilling til om praksisen er lovlig eller forsvarlig.
En muntlig avtale kan fungere utmerket så lenge alle er enige om hva som ble avtalt. Uklare arbeidsforhold skaper kanskje ingen problemer så lenge arbeidsgiver og arbeidstaker har samme forståelse. Mangelfulle rutiner for personvern merkes heller ikke nødvendigvis før noe faktisk går galt. Det er ofte først da man oppdager hvor viktig det hadde vært å ha ting på plass fra starten.
Gode intensjoner endrer ikke reglene
Det finnes også en annen utfordring. Når man arbeider for et formål man mener er åpenbart godt, kan det oppstå en følelse av at situasjonen er litt annerledes enn i andre virksomheter. Noen trenger hjelp nå, prosjektet må gjennomføres, pengene må brukes innen en frist eller organisasjonen mangler ressursene som skulle til for å gjøre alt etter boka.
Det er forståelig, men et godt formål gir ikke et annet regelverk.
En ideell organisasjon kan være underlagt mange av de samme kravene som andre virksomheter. Har organisasjonen ansatte, følger det arbeidsgiveransvar. Behandler den personopplysninger, gjelder personvernreglene. Inngår den avtaler, må organisasjonen forholde seg til de rettighetene og forpliktelsene som følger av dem. Mottar den offentlige midler eller forvalter penger på vegne av andre, kan det også følge særlige krav til kontroll og dokumentasjon.
Reglene er dessuten ikke bare byråkratiske hindringer. Mange av dem er laget for å beskytte mennesker, sikre ryddige arbeidsforhold, skape forutsigbarhet og sørge for at ansvar kan plasseres når noe går galt. Det er hensyn som bør være minst like viktige for en ideell organisasjon som for andre virksomheter.
Når organisasjonen vokser, må rutinene følge etter
Mange ideelle organisasjoner starter med noen få mennesker, et tydelig formål og stor vilje til å få ting gjort. Så kommer flere ansatte, større prosjekter, nye samarbeidspartnere og kanskje offentlig finansiering. Det som fungerte da organisasjonen var liten, fungerer ikke nødvendigvis like godt når virksomheten blir større.
Profesjonalisering handler derfor ikke bare om flere ansatte eller større budsjetter. Det handler også om å vite hvem som har ansvar, hvilke avtaler som bør være skriftlige, hvordan personopplysninger skal håndteres, hvilke regler som gjelder for de ansatte og hvordan viktige beslutninger dokumenteres.
Det betyr ikke at alle ideelle organisasjoner trenger omfattende systemer eller lange rutinebeskrivelser. Men de bør vite hvilke regler som gjelder for virksomheten, hvor risikoen ligger og når det er behov for kompetanse de ikke har selv.
Noen ganger er det arbeidsrettslige spørsmål. Andre ganger handler det om avtaler, organisering, personvern eller økonomi. Det viktige er å ta spørsmålene før de utvikler seg til problemer, i stedet for å håpe at det går bra.
Ideelle organisasjoner er avhengige av tillit
For ideelle organisasjoner er tillit en del av fundamentet. De er avhengige av at brukere, medlemmer, frivillige, ansatte, givere, samarbeidspartnere og myndigheter har tillit til både formålet og måten organisasjonen drives på.
Derfor kan konsekvensene av regelbrudd også bli større enn selve den juridiske saken. Det kan påvirke mennesker organisasjonen skal hjelpe, forholdet til ansatte og samarbeidspartnere, muligheten for finansiering og organisasjonens omdømme.
Det er også et paradoks her. Ønsket om å få gjort mest mulig godt på kort sikt kan, dersom man tar for mange snarveier, ende med å gi organisasjonen mindre handlingsrom på lang sikt.
At noen i ideell sektor tar snarveier, betyr sjelden at motivasjonen er dårlig. Ofte handler det om engasjement, tidspress, begrensede ressurser og et sterkt ønske om å få noe gjort. Nettopp derfor er det viktig å bygge strukturer som gjør at organisasjonen ikke blir avhengig av at enkeltpersoner alltid gjør de riktige vurderingene i en travel hverdag.
For når formålet er viktig, bør også kravene til lovlighet, åpenhet og faglighet være høye.
Et godt formål fritar ikke for ansvar. Tvert imot forplikter det til å gjøre ting riktig, også når det er krevende.
Usikker på om dere har det juridiske på plass?
Vi bistår organisasjoner med blant annet arbeidsrett, avtaler, organisering og andre juridiske spørsmål som oppstår i den daglige driften. Er dere usikre på om dagens rutiner, avtaler eller praksis er gode nok, kan det være bedre å ta en gjennomgang før det oppstår et problem.
Ta kontakt med oss for en prat om hva organisasjonen deres trenger.
