Når du søker på stilling i stat, kommune eller offentlig foretak, må arbeidsgiver gå frem på en måte som gjør at jobbsøkere kan være trygge på at saken blir godt nok opplyst, at prosessen er ryddig og at det ikke tas usaklige hensyn ved valget av hvem som skal få jobben. For den som ansetter er det viktig å dokumentere hvilken prosess man har fulgt, hvilken rekkefølge ting har skjedd i, og hvilke vurderinger som er gjort. Ellers oppstår lett tvil om fremgangsmåten ved ansettelse er i strid med lovens krav.
Søker du på stilling i det offentlige? Vet du hvilke krav som gjelder til ansettelsesprosessen?
Det er spennende å søke jobb – enten det er første gang eller du er i prosess med å bytte arbeidsgiver. Når du søker jobb i staten (departementer, direktorater, tilsyn, helseforetak, politiet eller annet) eller kommunen (kommuneadministrasjonen, grunnskoler, barnehager, helsetjenesten, kommunalt foretak eller annet) vil selve fremgangsmåten for ansettelser være regulert.
Beslutninger om ansettelser er å anse som enkeltvedtak. Slike vedtak kan man med loven i hånden påklage dersom man er uenig i innholdet. Men like viktig er det at det stilles krav i loven til selve fremgangsmåten for den som ansetter. Dette er for å sikre at forvaltningen rekrutterer personer med best mulig kompetanse til en stilling. Reglene skal også sikre likebehandling, og sikre at det ikke tas noen usaklige hensyn. Dypest sett handler dette om å forebygge at det skjer korrupsjon og kameraderi i det offentlige og sikre tillit til samfunnsordningen vi har organisert oss i.
Sivilombudsmannen, som har fått i oppgave fra Stortinget å føre kontroll med forvaltningen, har uttalt seg om en rekke slike ansettelsessaker. Vi skal ta en nærmere titt på hva SOM har uttalt seg om første halvår 2019.
Utlysningsteksten – hvorfor er den viktig?
Utlysningsteksten angir hvilke krav som stilles for at du skal kunne være aktuell for en stilling. Det er vanlig å angi både «skal»- og «kan»-krav. Vanligvis er det formulert noen ufravikelige krav til formell kompetanse. Slike krav kan også følge av lov. Den som utlyser pleier også å sette opp noen ønskelige tilleggskvalifikasjoner. Vanligvis står det også at personlig egnethet og relevant praksis tillegges vekt.
Ettersom det gjelder et krav om at den søkeren som er best kvalifisert for stillingen, skal få den («kvalifikasjonsprinsippet»), er det viktig at utlysningsteksten er nøye formulert. Det kan være avgjørende for arbeidsgivers utvalg av kandidater til intervju, men selvsagt også ved endelig valg av hvem som skal få tilbud om stillingen.
Sivilombudsmannen har behandlet en klage fra en jobbsøker som ikke ble innkalt til intervju til tross for at han var best kvalifisert når man vurderte de formelle kravene til stillingen opp mot utlysningsteksten. Dette alene gjorde at det var tvil rundt om saken var godt nok opplyst av arbeidsgiver før de bestemte seg for ansettelse. SOM uttalte seg derfor i jobbsøkerens favør i sak 2018/3030. Les hele saken her.
I en annen ansettelsessak hadde en kommune valgt å ansette en søker som ikke fylte kravene i utlysningsteksten. To stykker som faktisk fylte disse kravene, klaget til SOM (sak 2019/885 og 2019/883) fordi de følte seg urettmessig forbigått. SOM uttalte at kommunen hadde handlet i strid med prinsippet om at den best kvalifiserte skal få jobben. Dersom kommunen ønsket å stille andre krav til stillingen, burde de ha utlyst den på nytt og formulert teksten annerledes. Prosessen var derfor i strid med god forvaltningsskikk. Se saken her.
En tredje sak som belyser hvor viktig det er at den som ansetter formulerer seg presist i utlysningen, er SOM sak 2019/642. Her var det snakk om ansettelse av renholder til et helseforetak. I utlysningsteksten var det stilt krav til å ha «fagbrev som renholdoperatør». Jobbsøkeren som anså seg forbigått her, hadde fått beskjed om at han var overkvalifisert. I tillegg ble det ansatt en person internt som ikke hadde fagbrev som renholdoperatør. Dette ble ansett for å være galt i henhold til kvalifikasjonsprinsippet. Se mer her.
Et annet viktig poeng med utlysningsteksten for deg som jobbsøker, er at søknaden din må formuleres slik at den svarer på utlysningsteksten og kravene der.
Referanser – hvem kan kontaktes og på hvilket tidspunkt?
Noen er i tvil om hva som er forsvarlig fremgangsmåte når det gjelder å kontakte referanser. Det er vanlig å skrive i en jobbsøknad at referanser oppgis ved forespørsel. Dette for å ha kontroll på hvem som kontaktes og når. Den som skal ansette ber også ofte om referanser på eget initiativ, og da er det lurt å ha noen å oppgi.
SOM har, i sak 2018/3248, hvor det var en intern søker til stillingen som søkeren ikke fikk, uttalt at det i utgangspunktet ikke er noen plikt til å innhente referanser i en ansettelsessak. Det betinger riktignok at ansettelsessaken må anses å være tilstrekkelig opplyst – noe den var her ettersom det var en intern søker de kjente godt til. Se saken her.
Dersom man velger å innhente referanser, er det i strid med forsvarlig forvaltning dersom arbeidsgiver kontakter referanser uten å opplyse søkeren om dette først. I SOM sak 2018/3269 var det en intern søker til to stillinger. Han fikk ikke jobb, og klaget fordi arbeidsgiver hadde kontaktet andre referanser enn de han selv hadde oppgitt. SOM mente det var i strid med god forvaltningsskikk å kontakte andre referanser uten å innhente forhåndssamtykke fra søkeren om dette. SOM uttaler for øvrig at det neppe er klokt for en jobbsøker å ikkesamtykke til referanseinnhenting, men det var ikke et tema i denne saken. Les saken her.
En litt spesiell situasjon oppsto i SOM sak 2018/1758, hvor arbeidsgiver kontaktet de oppgitte referansene til jobbsøkeren, men uten å innkalle søkeren til intervju. SOM uttalte at innhenting av referanser primært skal skje som et ledd i å avkrefte eller bekrefte opplysninger som de har blitt kjent med i et intervju. Det var derfor i strid med god forvaltningsskikk å sjekke referanser selv om søkeren visste om det på forhånd, ettersom søkeren ikke ble innkalt til intervju. Saken kan du lese her.
Intervju – krav på å bli kalt inn? Og hva kan arbeidsgiver forvente at jobbsøkeren opplyser om i et intervju?
Har man krav på å bli kalt inn til intervju dersom du fyller kvalifikasjonskravene? I utgangspunktet har du ikke det. Det kan være så mange som fyller de formelle kravene at man må velge ut fra andre kriterier hvem som skal innkalles. Da vil erfaring og andre forhold kunne være relevante. Men dersom du er den av søkerne som har de beste formelle kvalifikasjonene, kan ikke en offentlig arbeidsgiver unnlate å kalle deg inn. Det er i strid med plikten det offentlige har til å opplyse saken best mulig. Det har SOM fastslått i en sak som ble omtalt ovenfor, sak 2018/3030. Der var søkeren den best formelt kvalifiserte, men arbeidsgiver valgte bare å innkalle fire interne søkere til intervju. Dette var nok til å så tvil om hele ansettelsesprosessen og hva som var styrende for hvem som ble ansatt. Se igjen.
Så kommer spørsmålet om hva man må opplyse om i et intervju. SOM har behandlet en sak (2018/3959) hvor en kvinne søkte om to ulike stillinger hos samme arbeidsgiver. Hun fikk tilbud om den ene stillingen etter intervjurunder med kommunen. Akseptfristen for denne ble utsatt i påvente av prosessen til den andre stillingen – hvor kommunen benyttet et bemanningsbyrå. I den prosessen fremkom det at søkeren ikke hadde opplyst om en arbeidskonflikt i sin nåværende jobb. Dette medførte at kommunen ikke tilbød henne jobb nr 2, i tillegg til at kommunen besluttet å trekke tilbudet om jobb nr 1. SOM uttalte at kommunen ikke hadde anledning til å trekke tilbudet, og sa videre at søkeren verken hadde en forpliktelse i lov eller en forpliktelse til på eget initiativ å ta opp negative forhold ved seg selv til en ny arbeidsgiver. Da måtte det foreligge «særlig oppfordring» til dette – noe det ikke gjorde i denne saken. Saken er interessant lesning om hvilke forventninger arbeidsgivere kan ha til hva man skal opplyse om i et intervju.
Har noen «krav» på å få stillingen?
Dersom arbeidsgiver følger de formelle retningslinjene for ansettelser som nevnt over; kvalifikasjonsprinsipp, god utlysningstekst, god forvaltningsskikk i forhold til innhenting av referanser – så har arbeidsgiver et nokså vidt rom for skjønn med tanke på hvem som ansettes. Det er imidlertid viktig for en offentlig arbeidsgiver å dokumentere hvilke vurderinger som gjøres underveis. Det gjelder i forkant av hvem som innkalles til intervju, slik at man synliggjør hvordan man har vektet kvalifikasjonskravene i forhold til utlysningteksten. Det gjelder også når man skal avveie kandidater mot hverandre for å lande på den som anses best kvalifisert etter en totalvurdering.
SOM kommer regelmessig med kritikk mot offentlige arbeidsgivere som fremviser mangler ved den skriftlige dokumentasjonen i ansettelsessaker. Det er verdt tidsbruken for å unngå klager og kritikk i etterkant av en ansettelse.
For deg som søker jobb, kan det være av interesse å få vite hvilke avveininger som har vært gjort i en ansettelsesprosess. Det har du adgang til å be om når du søker jobb i det offentlige. Da vil dine krav om innsyn i saken avgjøres ut fra reglene i forvaltningsloven og offentlighetsloven. Det får bli tema for en annen artikkel.
Advokat Agnete Busengdal Sommerset har svært god kompetanse innen arbeidsrett og forvaltningsrett, og har arbeidet i offentlig forvaltning i mange år. Hun har bistått klienter innenfor dette aktuelle fagfeltet både på arbeidstakersiden og arbeidsgiversiden inn mot offentlig sektor. For nærmere spørsmål, ta kontakt på e-post eller tlf. 22 94 10 20.
