GPS-sporing i firmabiler er i dag en utbredt praksis i norske virksomheter, særlig i håndverksbransjen. Teknologien gir bedre oversikt over ruteplanlegging, ressursbruk og oppfølging. Men GPS-data er også personopplysninger, og må behandles i tråd med både arbeidsmiljøloven og personvernforordningen (GDPR).
Dersom sporing brukes uten tilstrekkelig grunnlag, informasjon eller kontroll, kan det få alvorlige konsekvenser – både økonomisk og rettslig.
Hva regnes som GPS-overvåking?
Når en arbeidsgiver installerer et system som sporer kjøretøyets bevegelser, og bilen benyttes av én eller flere navngitte arbeidstakere, regnes dette som overvåking. GPS-data vil i praksis kunne knyttes direkte til ansatte og er dermed underlagt strenge regler.
Eksempler:
- Automatisk registrering av kjørerute, tid og stopp
- Varsling ved avvik fra rute eller ved privatkjøring
- Lagring av historiske GPS-data
Regelverk og rettslige krav
To regelverk gjelder for GPS-overvåking:
- Arbeidsmiljøloven kapittel 9: Regulerer kontrolltiltak. Kravene er saklig behov, forholdsmessighet og forhåndsinformasjon til arbeidstakere.
- Personvernforordningen (GDPR): Gjelder behandling av personopplysninger, og krever behandlingsgrunnlag, informasjon, internkontroll og dokumentasjon.
Virksomheten må vurdere tiltaket opp mot begge regelverk. Det er ikke tilstrekkelig å bare informere de ansatte – det må også foreligge et lovlig behandlingsgrunnlag og skriftlig vurdering av tiltaket.
Når er GPS i firmabil lovlig?
For at GPS-sporing skal være lovlig, må følgende vilkår være oppfylt:
1. Saklig formål:
GPS kan være lovlig dersom formålet er klart og nødvendig. Eksempler inkluderer sikkerhet, fakturadokumentasjon, ruteoptimalisering eller oppfølging av arbeidsplaner.
2. Forholdsmessighet:
Tiltaket må være nødvendig for å oppnå formålet. Mer inngripende sporing – som sporing i sanntid eller overvåking utenfor arbeidstid – krever sterkere begrunnelse.
3. Informasjon og drøfting:
Arbeidstakerne skal få skriftlig informasjon i forkant, og tiltaket skal drøftes med den ansatte selv eller tillitsvalgte (arbeidsmiljøloven § 9-2).
4. Behandlingsgrunnlag og dokumentasjon:
Etter GDPR må virksomheten ha et behandlingsgrunnlag (vanligvis berettiget interesse), og gjennomføre en interesseavveiing. Det må også være en personvernerklæring og rutiner for sletting og tilgangsstyring.
Se også: Datatilsynets veileder om kontroll og overvåkning i arbeidslivet
Når er GPS-bruk ulovlig?
GPS-sporing kan være ulovlig dersom:
- Den skjer uten forhåndsinformasjon og drøfting
- Formålet er uklart eller bredt formulert («for å sikre effektivitet»)
- Sporingen skjer utenom arbeidstid, uten særskilt avtale
- Det mangler rutiner for sletting eller begrenset tilgang til data
- Systemet brukes til overvåking av adferd eller pauser
I en kjent sak fra 2022 fikk et renovasjonsfirma 100.000 kroner i bot for GPS-overvåking uten tilstrekkelig informasjon og dokumentasjon.
Kilde: Aftenposten
Et annet eksempel er misbruk av elektroniske kjørebøker, hvor arbeidsgiver brukte data til å reagere mot ansatte uten at det forelå noen behandlingsgrunnlag.
Kilde: ABAX
Særlig for håndverksbedrifter
I mange håndverksbedrifter er firmabilene både arbeidsplass og transportmiddel. Ofte brukes bilene også utenfor arbeidstid, for eksempel ved reise til og fra hjemmeadresse. Det er derfor viktig at virksomheten har:
- Klare regler for når sporing skjer
- Avtale med ansatte om bruk av bil utenom arbeidstid
- Mulighet for manuell av- og påkobling av sporing, hvis bilen brukes privat
- Kort lagringstid og klare tilgangsregler for GPS-data
Anbefalte tiltak for arbeidsgiver
Før virksomheten tar i bruk GPS-sporing i firmabiler, bør følgende være på plass:
- Skriftlig redegjørelse for formål og teknisk løsning
- Interesseavveiing og vurdering av behandlingsgrunnlag
- Drøfting med ansatte og dokumentert informasjon
- Tydelig personvernerklæring
- Rutiner for sletting og tilgangsstyring
- Vurdering av behov for databehandleravtale
Se også: Overvåking på arbeidsplassen – hva er lov?
Oppsummering
GPS-sporing i firmabil kan være et nyttig og lovlig verktøy – men bare når det skjer innenfor klare juridiske rammer. Arbeidsgivere må kunne dokumentere behovet, informere ansatte og følge kravene i både arbeidsmiljøloven og personvernforordningen. Bruk av GPS uten grunnlag kan føre til tilsyn, bøter og svekket tillit.
Har din virksomhet behov for veiledning knyttet til bruk av GPS i firmabiler? Våre advokater bistår med juridiske vurderinger, dokumentasjon og opplæring.
